Paquete de baja y offboarding de retainer de soporte (con IA)

Tu cliente decidió no renovar—o acordaron terminar un retainer de soporte antes de tiempo. Ese momento no es un incidente P1 en curso, un make-good por SLA incumplido ni la conversación comercial de renovación al final del plazo. Es un cierre ordenado: cerrar trabajo abierto con transparencia, entregar lo que le pertenece al cliente, revocar accesos en la fecha acordada y conciliar la última factura sin cargos sorpresa.

Este playbook es un paquete de baja / offboarding de retainer de soporte para freelancers y agencias pequeñas con retainers mensuales. Usarás ChatGPT para ordenar hechos, Google Docs para una checklist única que el cliente pueda validar por escrito, y Gmail para una secuencia breve y profesional—tú envías cada mensaje.

Si aún buscas prorrogar el contrato, empieza por el paquete de renovación. Si el retainer sigue activo y sano, mantén la revisión mensual hasta la fecha de baja.

Cuándo usar este pack

Úsalo cuando:

• El cliente confirma no renovación tras tu memo de renovación (o aviso escrito según contrato).
• Terminan por causa o de mutuo acuerdo con último día de soporte fijado.
• Entra un nuevo proveedor y necesitas ventana de handoff documentada (habitualmente 5–15 días hábiles, según contrato).

No uses este pack para:

• Caídas activas (incidente urgente).
• Incumplimientos de SLA de tu parte (crédito de servicio).
• Vender el retainer tras un proyecto (propuesta).

Qué vas a entregar

1. Snapshot de cierre — tickets abiertos, horas consumidas vs bolsa, listado de accesos, riesgos conocidos.
2. Google Doc de una página — checklist de baja, índice de entregables, fechas de revocación, nota de facturación.
3. Secuencia Gmail — acuse de aviso, confirmación de handoff, cierre final (máximo tres correos).

Paso 1 — Snapshot solo con HECHOS

Exporta de tu mesa de ayuda o hoja de cálculo:

• Tickets abiertos con última actualización, responsable y bloqueo.
• Horas del ciclo vs bolsa incluida (y recargas pendientes de aprobación).
• Sistemas donde aún tienes acceso admin (hosting, DNS, analítica, buzones, Slack, etc.).

Pega en ChatGPT con este prompt:

Eres mi asistente de offboarding de retainer. Separa HECHO (citado del export) de SUPOSICIÓN (inferencia). Lista ítems abiertos por severidad para el cierre. No inventes IDs de ticket. Salida: (1) resumen ejecutivo, (2) tabla de trabajo abierto, (3) inventario de accesos, (4) alertas de facturación.

Revisa cada línea de SUPOSICIÓN antes de enviarla al cliente.

Paso 2 — Checklist de baja (Google Doc)

Pide a ChatGPT convertir el resumen en esquema listo para cliente:

Convierte el resumen de cierre en una Checklist de baja de retainer de una página con secciones: Último día de soporte, Plan de cierre de ítems abiertos, Entregables de handoff (archivos/enlaces), Calendario de revocación de accesos, Líneas de factura final, Contactos tras la baja. Tono neutro. Marca lo que requiera input del cliente con [CLIENTE].

Crea un Google Doc desde ese esquema: casillas, fechas y responsables (cliente vs tú).

Incluye tabla de índice de handoff:

Ítem	Ubicación / responsable tras la baja	Tu acción antes del último día
Runbooks y credenciales	Bóveda del cliente	Exportar + rotar secretos compartidos
Bug abierto #…	Cliente o nuevo proveedor	Cerrar o reasignar con nota escrita
DNS / hosting	Admin del cliente	Documentar estado; quitar tu usuario en fecha X

Paso 3 — Cerrar o transferir trabajo abierto

Por cada ticket:

1. Decide: cerrar, transferir (con pasos de repro) o CR facturable (solo si el contrato lo permite tras el aviso).
2. Registra la decisión en el Doc—los clientes disputan “pensábamos que terminaríais X” cuando X nunca quedó por escrito.
3. Si hay nuevo proveedor, compartir artefactos requiere permiso explícito por escrito, no solo un BCC.

Aquí fallan muchos retainers: trabajo a medias en silencio. La checklist es tu prueba de profesionalidad.

Paso 4 — Secuencia Gmail (envío humano)

Correo 1 — Acuse de baja y Doc

Asunto: Cierre retainer soporte — checklist y fechas

Hola [Nombre],
Gracias por confirmar que el retainer termina el [fecha]. Adjunto nuestra checklist de cierre con ítems abiertos, archivos de handoff, retirada de accesos y facturación final.
Responde con correcciones antes del [fecha] para alinear el último día de soporte incluido.
— [Tú]

Correo 2 — Handoff listo / acciones pendientes del cliente

Hola [Nombre],
Paquete de entrega: [enlaces]. Ítems abiertos restantes: [lista con responsables]. Revocaremos acceso a [sistemas] el [fecha/hora zona] salvo que pidáis otra ventana por escrito.
— [Tú]

Correo 3 — Cierre e factura final

Hola [Nombre],
Acceso de soporte retirado desde [marca temporal]. Factura final [número] cubre [periodo/conceptos]. Gracias por la colaboración; política de trabajo puntual posterior: [enlace o declinación].
— [Tú]

Redacta variantes en ChatGPT, pega en Gmail y ajusta nombres/fechas.

Paso 5 — Accesos, archivo y facturación final

En la fecha acordada:

• Elimina tus usuarios de sistemas del cliente; guarda log interno (sin contraseñas en email).
• Archiva exports de tickets y PDF de checklist firmada.
• Concilia horas: la política de horas no usadas debe coincidir con lo ya documentado en horas no usadas o el SOW firmado—no improvises al salir.

Si disputan alcance, tu Doc + hilo de email es la trazabilidad—no un emoji en Slack.

Paso 6 — Retrospectiva interna (opcional)

Si la relación terminó mal, anota internamente (no hace falta el RCA completo de post-incidente): señal que no viste, claridad de SLA/precio, un ajuste de proceso antes del próximo arranque.

Prompt inicial para ChatGPT

Contexto: Retainer mensual termina [fecha]. Preaviso contractual [N días]. Tickets abiertos: [pegar]. Horas: [usadas/incluidas]. Accesos: [lista].
Tarea: Contenido de checklist para Google Doc y tres borradores Gmail cortos. Etiqueta HECHO vs SUPOSICIÓN. Marca temas legales/facturación que debo verificar.

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Tú apruebas cada email al cliente y cada cambio de acceso. La IA redacta; la responsabilidad es tuya.