Email de recap tras la llamada de discovery: redáctalo con IA el mismo día

Por qué el email de recap es el eslabón que falta entre “buena llamada” y alcance firmado

Muchos autónomos y microagencias preparan bien el brief antes de la llamada y aun así pierden inercia después del discovery. Cuelgas, vuelves al delivery y tres días después el prospecto pregunta: «¿En qué habíamos quedado?»

Un recap tras la llamada de discovery no es una propuesta ni un documento de alcance completo. Es un correo corto que envías el mismo día (o en 24 horas) que:

• Reformula lo que escuchaste con sus palabras
• Lista decisiones y supuestos explícitos
• Deja preguntas abiertas que bloquean el presupuesto
• Cierra con un plan de acción compartido (quién hace qué y cuándo)

Ese correo es tu registro antes de invertir horas en un documento de alcance que el cliente aprueba (la guía en inglés del sitio; adapta el flujo al mercado hispanohablante). También filtra curiosos amables: si no confirman lo básico por escrito, perseguir el alcance completo puede no compensar.

Usamos ChatGPT, Google Docs y Gmail: sin promesas mágicas. Tú pulsas enviar.

Qué incluir (y qué no)

Mantén el recap en una pantalla de móvil:

1. Agradecimiento + contexto (una frase)
2. Problema y criterios de éxito (2–4 viñetas, su lenguaje)
3. Dentro / fuera de alcance por ahora (solo alto nivel)
4. Restricciones (banda de presupuesto, fecha, stakeholders, herramientas que ya pagan)
5. Preguntas abiertas (numeradas)
6. Plan de acción compartido (tabla: responsable, tarea, fecha)

No adjuntes precios, cláusulas legales ni un SOW enorme. Eso va después de que confirmen la dirección.

Paso 1: Apuntar durante la llamada

Lo más simple que sobreviva al cambio de pestañas:

• Un Google Doc: LLAMADA-AAAA-MM-DD Cliente — bruto
• O viñetas en tu brief pre-llamada, sección NOTAS EN VIVO

En directo:

• Etiqueta [D] decisión, [Q] pregunta, [R] riesgo, [$$] pista de presupuesto
• Si dicen «imprescindible», cópialo entre comillas
• No redactes en vivo; pulir una vez al colgar

Si grabas en Zoom o Meet, la transcripción es entrada opcional, no sustituto de decisiones apuntadas.

Paso 2: ChatGPT con prompt estructurado

En 30 minutos pega solo notas en bruto (más el brief si lo tienes):

Eres asistente de un consultor freelance redactando un email de RECAP post-discovery.

Audiencia: el prospecto que estuvo en la llamada.
Tono: claro, cordial, profesional, sin hype. Párrafos cortos.

Notas:
---
[pega notas]
---

Entrega:
1) Asunto (≤60 caracteres)
2) Cuerpo en Markdown con:
   - Lo que entendimos
   - Decisiones hasta ahora
   - Supuestos (marcados como supuestos)
   - Preguntas abiertas (numeradas)
   - Plan de acción compartido (tabla: Responsable | Tarea | Fecha)
3) Una frase extra si el presupuesto fue vago.

Reglas:
- No inventes funciones que no mencionaron.
- Lo dudoso va a preguntas abiertas, no a suposiciones.
- Fechas: días laborables desde mañana salvo que las notas digan otra cosa.

Revisa alucinaciones de integraciones que nadie pidió.

Paso 3: Pulir en Google Docs

Copia el Markdown a un Doc. Tu filtro de calidad:

• Nombres, productos y cifras correctos
• Menos adjetivos; conserva su fraseado en objetivos
• Resalta supuestos en amarillo
• Añade: «Responde para confirmar o corregir antes del [fecha].»

Guarda como Cliente — Recap discovery — AAAA-MM-DD.

Paso 4: Enviar con Gmail

Pega en Gmail. Asuntos concretos ganan:

• Bien: Recap: alcance automatización onboarding — siguientes pasos
• Flojo: «¡Qué buena charla tuvimos!»

En el primer párrafo deja claro que confirmas entendimiento, no que vendes. Si la tabla se rompe en Gmail, usa viñetas con Responsable / Tarea / Fecha.

El mismo día vale más que el texto perfecto el viernes.

Plan de acción: mínimo viable

Tres filas bastan:

Responsable	Tarea	Fecha
Cliente	Responder preguntas 1–3	2 días laborables
Tú	Borrador de alcance (no SOW completo)	3 días laborables tras su respuesta
Ambos	Llamada corta si hay conflicto	en 1 semana

Ajusta fechas a tu capacidad real.

Paso 5: Después del recap

Si confirman (aunque sea en parte):

1. Pasa lo confirmado al flujo de documento de alcance
2. Si no responden tras dos recordatorios, para el alcance — el recap ya documentó la conversación
3. Si discrepan mucho, una llamada corta solo para las filas en conflicto

Más guías para autónomos y pymes cuando quieras plantillar esto.

Flujo completo

Esqueleto si ChatGPT falla

Asunto: Recap — [nombre proyecto] — siguientes pasos

Hola [Nombre],

Gracias por la llamada. Este es mi entendimiento para alinearnos antes del alcance detallado.

Lo que entendimos

• …

Decisiones

• …

Supuestos (corrige lo que no cuadre)

• …

Preguntas abiertas

1. …

Plan de acción compartido

Responsable	Tarea	Fecha
Usted	…	…
Yo	…	…

Responda antes del [fecha] para confirmar o editar. Luego enviaré un borrador de alcance.

Un saludo, [Tu nombre]

Errores frecuentes

• Confundir recap con propuesta.
• Esperar la transcripción perfecta.
• Plan sin fechas.
• Omitir supuestos (generan conflictos de alcance).

Checklist rápido

• Notas con etiquetas D/Q/R en la llamada
• Borrador ChatGPT en 30 minutos
• Hechos revisados en Google Docs
• Gmail enviado el mismo día
• Alcance solo tras confirmación explícita

No hace falta CRM para empezar: carpeta, doc y correo enviado superan otra llamada que repite lo mismo.