Cuestionario post-discovery: tarea para el cliente con IA (Forms + Gmail)

Por qué un cuestionario post-discovery evita otra llamada “rápida”

Ya puedes enviar un recap el mismo día tras la llamada discovery. Ese correo fija lo escuchado y deja preguntas abiertas. Pero muchos prospectos siguen amables y vagos: “Cuando puedas, mándame propuesta”.

Antes de pasar la noche convirtiendo notas en un documento de alcance que el cliente aprueba, pídele deberes. Un Google Forms corto enviado por Gmail te da:

• Respuestas por escrito que puedes citar (menos “yo nunca dije eso”)
• Señales de presupuesto, plazo y decisores antes de cotizar
• Filtro educado: quien no dedica quince minutos al formulario rara vez firma un alcance de varias páginas

Esta guía va para autónomos, consultores y micro-agencias. Usa ChatGPT, Google Forms y Gmail. Tú envías todo; la IA solo redacta preguntas y síntesis.

Cuándo enviar el cuestionario

Situación	¿Enviar formulario?
En el recap, el plan de acción decía “el cliente envía ejemplos/docs”	Sí — sustituye tarea vaga por formulario
Preguntas abiertas del recap bloquean el precio	Sí — cada bloqueo → un campo
Piden propuesta orientativa con casi cero detalle	Sí — primero formulario, luego propuesta
Ya tienes notas tipo SOW y un “adelante” verbal	No — ve al documento de alcance
Ghosting tras el recap	Opcional — un formulario + un recordatorio y archivar

Si aún no hiciste el brief antes de la llamada, hazlo antes de la call; el cuestionario va después de la llamada y del recap.

Qué preguntar (seis bloques, menos de 20 preguntas)

Agrupa campos para mapear respuestas al futuro alcance:

1. Resultados — “¿Qué debe ser verdad en 90 días para que esto valga la pena?”
2. Usuarios y decisores — quién usa el entregable, quién firma, quién puede frenar
3. Herramientas y datos actuales — CRM, hojas de cálculo, legado, dónde viven los archivos
4. Restricciones — fecha de lanzamiento, banda de presupuesto, cumplimiento, marca
5. Ejemplos y anti-ejemplos — enlaces, capturas, “odiamos cuando el proveedor hace X”
6. Logística — cadencia de reuniones, huso horario, canal preferido, compras internas

Por cada pregunta abierta del recap, añade un campo obligatorio. Lo opcional es contexto extra.

Flujo de punta a punta

Paso 1 — De huecos del recap a lista de preguntas (ChatGPT)

Pega en ChatGPT las preguntas abiertas y suposiciones del recap:

Ayudas a un freelance a redactar un cuestionario de discovery post-llamada.

Contexto: ya envié el recap. No repitas lo que el cliente ya confirmó por escrito.

Preguntas abiertas del recap:
[PEGAR]

Suposiciones por confirmar:
[PEGAR]

Tarea:
1. Propón 12-18 preguntas en español claro para un comprador no técnico.
2. Marca obligatoria u opcional.
3. Tipo de respuesta: texto corto, párrafo, opción múltiple, casillas, archivo o URL.
4. Si suena a auditoría legal o seguridad, reformula para pedir política existente o responsable interno.

Salida en tabla: Bloque | Pregunta | Tipo | Obligatoria (S/N) | Por qué importa para el alcance

Revisa fila a fila. Elimina tono de interrogatorio. Tu nombre en la descripción del formulario.

Paso 2 — Montar el Google Form

1. Título tipo “{Cliente} — tarea discovery (15 min)”.
2. Descripción: enlace al recap, fecha límite, “guardar y enviar cuando termines”.
3. Secciones según los seis bloques.
4. Recopilar correo si necesitas trazabilidad (en B2B a veces basta sin ello).
5. Una respuesta por persona solo si hay un coordinador único; si no, permite varias del equipo.
6. Pregunta final: “¿Algo más que debamos saber antes del alcance?”
7. Vista previa, envío de prueba y validación de obligatorios.

Guarda enlace público y de edición en tu CRM o doc.

Paso 3 — Email de Gmail (plantilla)

Asunto: {Cliente} — tarea discovery antes del alcance (15 min)

Hola {Nombre},

Gracias de nuevo por la llamada. Como en el recap, prefiero no redactar el alcance completo hasta cerrar unos detalles.

Completa este formulario antes del {FECHA}: {ENLACE_FORM}

Son unos 15 minutos. Si algo no aplica, escribe "N/A" para saber que lo viste.

Cuando lo tenga, preparo el alcance por escrito para tu revisión — o te digo con honestidad si no encajamos.

Un saludo,
{Tu nombre}

Envíalo en 48 horas tras el recap. Si hace falta recordatorio, mismo hilo, una frase y el enlace otra vez.

Paso 4 — Sintetizar respuestas para el alcance (ChatGPT)

Al llegar respuestas, exporta desde Forms (Hojas o CSV):

Eres consultor preparando inputs para un documento de alcance.

Cliente: {CLIENTE}
Respuestas del formulario:
[PEGAR]

Tarea:
1. Hechos confirmados vs. desconocidos.
2. Extrae: criterios de éxito, candidatos in-scope, fuera de alcance explícito, riesgos y stakeholders.
3. Propón 3 opciones de alcance (pequeño / medio / grande) con trade-offs — sin precios, solo límites.
4. Redacta 5 bullets para una llamada de alineación de 20 minutos antes del alcance completo.

Tono neutro. No inventes entregables que el cliente no insinuó.

Pega la salida al inicio del borrador de alcance. Los huecos son agenda de llamada — o motivo para declinar.

Paso 5 — Comprobaciones antes del alcance completo

• Cada pregunta abierta obligatoria del recap tiene respuesta o “desconocido + responsable”
• Presupuesto y plazo en bandas, no silencio
• Al menos un ejemplo (enlace o archivo) si hay parte visual/UX
• Decisor nombrado para aprobar alcance
• Reconocimiento de lo fuera de alcance por ahora del recap

Si falla tras un recordatorio, pausa. Una propuesta comercial sin esta base suele convertirse en consultoría gratis.

Errores frecuentes

• Encuestas interminables — mata la tasa de respuesta; tope ~20 preguntas.
• Pedir “¿cuánto debería costar?” — usa bandas de presupuesto.
• Cuestionarios de seguridad que no puedes responder — pregunta quién lleva IT.
• Repetir el recap entero en el formulario — solo detalle nuevo.

Qué deberías tener al terminar

Respuestas fechadas en Google Forms, síntesis de ChatGPT junto a tus notas y un go/no-go claro para el alcance. El cuestionario no sustituye al recap; alimenta el documento de alcance con palabras del cliente.

Siguiente: De notas de discovery a documento de alcance usando la exportación del formulario como fuente principal.