Paquete de aceptación de hito con IA (playbook de sign-off)

Por qué un “me gusta en Slack” no es aceptación de hito

Si facturas por fases, seguro que te suena: entregas una ronda de diseño, un beta o un lote de contenidos. El cliente responde “¡genial!” en el chat. Dos semanas después, administración pide una aceptación formal antes de pagar la siguiente fase… y aparecen “retoques pequeños” que nunca quedaron registrados.

Ese hueco cuesta dinero: revisiones gratis, cobros retrasados y discusiones del tipo “pero no lo aprobaste”. Casi siempre la causa es la misma: no hay constancia escrita de aceptación ligada a una lista concreta de entregables.

Este playbook es un paquete de aceptación de hito: un Google Doc que el cliente puede aprobar en minutos, montado a partir de feedback disperso con ChatGPT y enviado por Gmail con plazo claro. Encaja entre tu email semanal de estado y tu proceso de solicitud de cambio cuando el alcance se mueve.

Más guías en Guías.

Qué significa “aceptado” (defínelo antes de redactar)

Aceptación no es entusiasmo. Es una decisión sí/no sobre una lista nombrada:

• Dentro del hito — entregado según el alcance o brief de fase acordado.
• Aceptado — el cliente confirma que los ítems cumplen el estándar acordado para esta fase.
• Aplazado — movido explícitamente a un hito posterior (no es rework gratis).
• Solicitud de cambio — petición nueva; va por tu flujo de CR, no como “solo una cosita más”.

Escribe esa definición al inicio de cada doc. ChatGPT puede pulir el texto; la política es tuya.

Los tres artefactos del paquete

1. Tabla de entregables — nombre, enlace, versión y “qué es bueno” en una fila por ítem.
2. Registro de feedback — comentarios de email, Slack y llamadas, etiquetados hecho, retoque o bloqueado.
3. Email de solicitud de aceptación — hilo en Gmail con enlace al Doc, fecha límite y qué pasa después (factura, siguiente fase).

Reutilizas la misma plantilla en cada hito; solo cambian filas y comentarios.

Paso 1 — Volcar todo el feedback en una nota caótica

Exporta o pega lo del periodo de revisión: hilos de Slack, marcas de Loom, bullets, notas de reunión. Sin ordenar aún.

Abre ChatGPT con instrucciones que reflejen tu tono: directo, profesional, sin relleno.

Prompt (pega el volcado):

Eres mi asistente de operaciones con clientes. Cierro el hito [NOMBRE] para [CLIENTE].

Feedback bruto de todos los canales:
---
[PEGAR]
---

Tareas:
1) Deduplicar; conservar la redacción del cliente cuando importe.
2) Etiquetar cada ítem: HECHO (ya en v[X]), RETOQUE (pendiente en este hito), BLOQUEADO (falta input del cliente), CAMBIO (nuevo alcance).
3) Tabla markdown: ID | Fuente | Cita corta | Etiqueta | Responsable | Nota de estado.
4) Señalar lo que parece creep de alcance vs criterios de aceptación.

No inventes feedback. Si no está claro, marca BLOQUEADO y propone una pregunta.

Revisa fila a fila. La IA se equivoca en prioridades y política interna; tú ajustas antes de que el cliente vea el doc.

Paso 2 — Montar el Google Doc de aceptación

Crea un Doc con este esquema (ChatGPT puede rellenar tablas desde el log etiquetado):

# Aceptación de hito — [Proyecto] — [Fase]
Fecha: [FECHA]
Versión entregada: [vX]

## Definición de aceptación
[2–3 frases de tu política]

## Entregables de este hito
| # | Entregable | Enlace | Criterio de aceptación |
|---|------------|--------|-------------------------|
| 1 | ... | ... | ... |

## Ítems abiertos (deben ser cero para “aceptado tal cual”)
| ID | Ítem | Etiqueta | Responsable | ETA |
|----|------|----------|-------------|-----|

## Decisión del cliente (responder en el Doc o en este hilo)
[ ] Aceptado tal cual — proceder a factura [Nº] / siguiente fase
[ ] Aceptado con retoques listados — entrega retoques [FECHA]; reenvío [FECHA]
[ ] No aceptado — reunión de revisión: [enlace]

Nombre / fecha:

Mantén el Doc en dos páginas o menos. Lo que se lee en el móvil se aprueba.

Paso 3 — Enviar el email de aceptación en Gmail

Asunto buscable: [Proyecto] Aceptación de hito — [Fase] — respuesta antes del [FECHA].

Plantilla:

Hola [Nombre],

Estamos listos para cerrar el hito “[Fase]” (versión [vX]).

Revisa este doc de aceptación de una página:
[Enlace Google Doc]

Lista lo entregado, retoques abiertos y tres opciones de decisión al final.

Si encaja con lo acordado, marca “Aceptado tal cual” antes del [FECHA, zona horaria]. Entonces enviaremos la factura [número] / arrancamos [siguiente fase] el [FECHA].

Si falta algo en la tabla, responde en el Doc o en este hilo para dejar constancia escrita.

Gracias,
[Tu nombre]

Envía en el mismo hilo de Gmail de la entrega del hito cuando puedas: ayuda a finanzas y al historial.

Paso 4 — Gestionar las tres respuestas sin drama

Aceptado tal cual — Archiva PDF del Doc, anota fecha en tu tracker, envía factura esa misma semana.

Aceptado con retoques — Limita retoques (número u horas en el Doc). Lo que sobrepase pasa a solicitud de cambio con fechas y tarifa nuevas.

No aceptado o silencio tras el plazo — Un recordatorio amable citando Doc y fecha. Si sigue vago, propon una llamada de 20 minutos con pantalla compartida; actualiza el Doc en directo.

No arranques el siguiente hito sin aceptación o CR firmada. La regla protege a ambas partes.

Paso 5 — Enlazar con el resto del ciclo con clientes

Este pack asume alcance alineado al inicio (notas de discovery a documento de alcance) y arranque de proyecto. Al cerrar, la misma disciplina encaja en tu paquete de entrega.

Errores frecuentes

• Doc sin enlaces — Criterios sin URL obligan a buscar; el cliente se paraliza.
• Mezclar retoques y funcionalidad nueva — Etiqueta CAMBIO y usa el flujo CR.
• OK solo verbal — Amable, pero no auditable cuando se frena el pago.
• Documentos enormes — Si parece un informe, mueve el anexo a un segundo enlace.

Checklist antes de enviar

• Cada fila tiene enlace y criterio comprobable
• Etiquetas revisadas por ti (no salida cruda de IA)
• Cero ítems CAMBIO — o van en hilo CR aparte
• Plazo y siguiente paso (factura / fase) explícitos
• Permisos del Doc según contrato (comentar o editar)

La aceptación de hito es aburrida a propósito. Los docs aburridos cobran a tiempo y te dejan energía para el trabajo que sí necesita tu oficio.