Paquete de arranque con el cliente: montarlo con IA en una tarde

Has cerrado el proyecto. La propuesta está firmada—o el encargo tiene visto bueno—y el cliente tiene ganas. Luego llega el vacío: no sabe qué pasa mañana, tú sigues con otros leads y la primera semana se convierte en mensajes sueltos en lugar de avance real.

Un paquete de arranque (kickoff) lo evita. No hace falta una biblia de onboarding de cuarenta páginas. Basta un paquete claro que puedes preparar en una tarde: email de bienvenida, agenda de la reunión de arranque, checklist compartido en Google Docs y un resumen de cómo trabajas (plazos de respuesta, aprobaciones, dónde van los archivos). La IA te ayuda a montarlo con lo que ya tienes—propuesta, notas de discovery y respuestas del formulario—sin que suene a texto genérico de máquina.

Está pensado para autónomos y pequeñas agencias de servicios. Si ya usaste IA para una propuesta comercial, este es el paso natural cuando dicen que sí.

Qué incluye (y qué no)

Sí:

• Email de bienvenida (cercano, con siguiente paso claro)
• Agenda de kickoff (45–60 minutos, con tiempos)
• Checklist del cliente (qué debe entregar antes del día 5)
• Resumen de forma de trabajo (una página, lenguaje claro)

No por ahora: portales a medida, automatizaciones legales ni contratos inventados por IA. Usa tu contrato real; la IA solo para comunicación y estructura.

Antes de promptear: reúne inputs

Crea una carpeta en Google Drive: Cliente – [Nombre] – Arranque. Mete:

1. Propuesta o encargo firmado (PDF vale)
2. Respuestas del formulario de entrada
3. Notas de discovery o documento de alcance si los tienes
4. Tus reglas de revisiones y plazos (en viñetas)

Copia lo textual en un Google Doc Fuente arranque. Quita contraseñas y datos que no hagan falta en el contexto del modelo.

Flujo de arranque

Paso 1 — Fija el tono (5 minutos)

Abre un chat nuevo en ChatGPT y pega:

Ayudas a un consultor autónomo a redactar onboarding. Tono: cercano y directo, sin hype. No inventes plazos, precios ni cláusulas legales. Señala lo que requiera decisión humana. Párrafos cortos y listas.

Añade dos frases sobre cómo escribes tú (tuteo o usted, España o LATAM). Así evitas el “estamos encantados de embarcar en este viaje”.

Paso 2 — Email de bienvenida

Prompt:

Con el resumen de propuesta y las respuestas del intake, escribe un email de bienvenida de menos de 220 palabras. Incluye: (1) qué pasa en los próximos 7 días, (2) marcador de enlace al doc Paquete arranque, (3) una pregunta que necesitamos antes del kickoff, (4) marcador de enlace de agenda. No menciones IA. Cierra con despedida clara.

Pega un resumen corto del doc Fuente arranque, no la propuesta entera.

Revisión humana: enlaces reales, nombres bien, fechas que puedas cumplir. Envía desde Gmail cuando suene a ti.

Paso 3 — Agenda en Google Docs

Prompt para 45 minutos:

Crea agenda de kickoff con tiempos: presentaciones (5m), objetivos y métricas (10m), confirmación de alcance (10m), roles y comunicación (10m), próximos pasos (10m). Columna Responsable (Cliente / Yo / Ambos). Objetivos según el intake siguiente.

Pega las respuestas del formulario. Copia la tabla a un doc [Cliente] Agenda kickoff. Deja filas para notas en la llamada.

Paso 4 — Checklist del cliente

Prompt:

Lista 8–12 tareas del cliente para la semana 1 de un proyecto de [tipo]. Cada ítem: acción, por qué importa, entrega antes del día X, formato (email, subida a Drive, acceso). Marca opcionales. Nada de contraseñas por email.

Adapta el tipo de proyecto (marca + web, consultoría, etc.).

Pon el checklist en la página 2 del Paquete arranque. Comparte en lectura o comentario hasta la llamada; amplía permisos después si toca.

Paso 5 — Una página “cómo trabajamos”

Prompt:

Convierte estas viñetas en un acuerdo de trabajo de una página: tiempo de respuesta, rondas de revisión, cadencia de reuniones, recordatorios de pago, cómo pedir urgencias. Lenguaje claro, sin juridiqués.

Pega tus reglas reales. Si la IA suaviza algo (“revisiones ilimitadas”), vuelve a poner tu límite.

Paso 6 — Envío y convocatoria

En Gmail:

1. Asunto: Bienvenida — kickoff [Proyecto]
2. Cuerpo: email de bienvenida
3. Enlace al Google Doc
4. Dos huecos para la reunión o tu enlace de reservas

Cuando confirmen cita, reenvía el enlace a la agenda en el mismo hilo del calendario.

Después del kickoff

En dos horas, manda un recap (la IA puede borrador desde tus notas):

Resume en recap para cliente: decisiones, dudas abiertas, responsables y fechas. Menos de 200 palabras.

Cuando el proyecto esté en marcha, encaja con un email semanal de estado desde notas.

Errores habituales

• Reenviar la propuesta entera como onboarding. Hacen falta acciones, no un PDF repetido.
• Plazos inventados por la IA. Cada fecha es tuya.
• Saltarse el checklist. La llamada se alarga; por escrito queda quién hace qué.
• Cinco enlaces sueltos. Un solo doc Paquete arranque gana.

Privacidad

No pegues contratos con DNI, datos de salud o cifras confidenciales en herramientas públicas de IA. Resume. Con clientes en la UE, alinea con buenas prácticas RGPD y controla permisos en Drive.

Prompts listos para copiar

Recap:

Recap cliente desde notas: decisiones, preguntas abiertas, acciones con responsable y fecha. Tono amable y breve.

Recordatorio día 3:

Email amable: 3 ítems del checklist pendientes, por qué bloquean el avance, oferta de llamada de 15 minutos.

Cuándo automatizar más

Con cinco kickoffs en paralelo, tiene sentido Make o n8n para volcar Typeform al doc Fuente. En los tres primeros clientes, copiar a mano suele dar mejor calidad.

Más guías para autónomos y pymes en DoAIWork.

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Nota: algunos enlaces de DoAIWork pueden generar comisión de afiliado. Solo recomendamos herramientas que usaríamos en un flujo real con clientes.