Email semanal de estado al cliente desde notas sueltas (con IA)

Respuesta rápida: Acumula en un Google Doc los avances de la semana (hecho, en curso, bloqueos), pásalos a ChatGPT con un prompt fijo de email de estado, revisa datos y tono, y envía desde Gmail. Si siempre se te olvida el viernes, un recordatorio con Make puede ayudarte—pero el envío sigue siendo humano.

Para quién es: Autónomos, consultores y micro-agencias con clientes en retainer que deben un update semanal predecible: ni novela, ni sorpresa el lunes.

Si ya usas guías como notas de reunión comercial → alcance o seguimiento de facturas, este playbook cubre el espacio entre medias: el mismo cliente, cada semana, con menos ansiedad del domingo por la noche.

Qué necesitas (hábito de 15 minutos)

• Un Registro semanal en Google Docs (una sección por cliente)
• ChatGPT
• Gmail
• Opcional: Make para un recordatorio los viernes a las 16:00

Flujo en un vistazo

Paso 1 — Un registro que la IA pueda leer

Crea un Google Doc por cliente en retainer: Cliente — Registro semanal. Cada semana añade un bloque con fecha:

Semana del 2026-10-06
Hecho: fix checkout, QA móvil OK
En curso: panel analítica (70%), pendiente API keys
Bloqueo: revisión legal de nuevas condiciones (desde martes)
Próximo: prueba de carga jueves; demo viernes 10:00
Riesgo: retraso 3–5 días si no llegan keys
Petición al cliente: OK del banner antes del miércoles

Reglas que ahorran tiempo:

• Escribe hechos, no sensaciones.
• Marca bloqueos y decisiones explícitas.
• Anota acuerdos ya tomados para no reabrir debates en el email.

30–90 segundos cuando pasa algo relevante; no confíes en la memoria del viernes.

Ejemplo de salida (recortada)

Tras editar, algo así es lo que buscas—concreto y accionable:

Resumen: El checkout va en plazo; el panel analítica está en riesgo por las API keys.

Esta semana completamos el fix de checkout y cerramos QA en móvil.

En progreso: panel analítica (~70%). Bloqueo: keys de API pendientes desde martes.

Necesito de vosotros:
1) Aprobación del copy del banner antes del miércoles 8 oct.
2) Confirmación de contacto en DevOps para las keys.

Próxima semana: prueba de carga en staging el jueves y demo interna el viernes 10:00.

Si las keys no llegan antes del jueves, el go-live podría moverse 3–5 días; os aviso en cuanto tengamos fecha firme.

Si ChatGPT te devuelve párrafos genéricos (“seguimos avanzando”), vuelve a pegar el prompt y añade: “Usa solo los bullets; no rellenes con frases vacías.”

Paso 2 — Prompt reutilizable de email de estado

Pega una vez en ChatGPT (y reutiliza el hilo cada semana):

Eres mi asistente de comunicación con clientes. Pegaré bullets crudos de la semana.
Genera un email de estado listo para enviar, en español neutro profesional.

Estructura:
1) Resumen de una línea (avance + sensación: en plazo / en riesgo)
2) Completado esta semana (viñetas, pasado)
3) En progreso (viñetas + % o fecha si la indiqué)
4) Bloqueos y decisiones que necesito del cliente (peticiones numeradas, con fecha límite)
5) Plan para la semana que viene
6) Opcional: una frase de contexto si un bloqueo afecta al calendario

Tono: claro, directo, sin jerga ni entusiasmo falso.
Extensión: 180–280 palabras salvo que indique lo contrario.
No inventes tareas, fechas ni aprobaciones.
Si falta información, escribe [FALTA: …] en lugar de suponer.

Después pega tu bloque semanal. Debes obtener un esqueleto enviable, no un informe infinito.

Paso 3 — Edición humana (obligatoria)

La IA ordena; tú validas:

1. Sustituye cada [FALTA: …] o elimina la línea.
2. Revisa nombres, fechas, importes e IVA si facturas en España/UE.
3. Quita viñetas duplicadas.
4. Añade una frase humana si hubo retraso (“No desplegamos el martes; este es el plan de recuperación.”).

Si hay malas noticias, lidera con el plan, no con un párrafo de disculpas.

Paso 4 — Envío en Gmail con asunto consistente

Asunto recomendado:

[Nombre proyecto] Estado semanal — 6 oct 2026

Pega el borrador editado. Pie opcional:

Responded con OK a las peticiones numeradas. Registro completo: [enlace Doc solo lectura]

Haz	Evita
Mismo día cada semana	Emails “perdón por el retraso” aleatorios
Peticiones numeradas	Ocultar bloqueos hasta que estallen
Enlace al registro	Pegar 2.000 caracteres de IDs de tickets

Paso 5 — Archivar y alimentar la semana siguiente

Tras enviar:

1. Pega el email final bajo los bullets de esa semana.
2. Arrastra lo pendiente al bloque de la semana siguiente.
3. Si el cliente responde con decisiones, anótalas el mismo día.

El viernes siguiente ChatGPT entiende continuidad sin re-explicar el proyecto.

Opcional: que el viernes no se escape

Escenario Make simple: Schedule → email recordatorio con enlace al Doc. Automatiza el recordatorio, no el envío al cliente: mantiene confianza y evita correos robóticos.

Más playbooks en guías o flujos en automatizaciones.

Checklist antes de Enviar

• Cada bloqueo tiene responsable y petición clara
• Fechas alineadas con reuniones reales
• Sin porcentajes inventados
• Tono acorde (cliente corporativo vs. startup)
• Sin datos sensibles (contraseñas, otros clientes, RRHH)

En resumen: El email semanal no es burocracia: es cómo los retainers se renuevan sin sorpresas. Apunta durante la semana, deja que la IA estructure, y usa el viernes para criterio—notas, no página en blanco.