Facturas impagadas: haz el seguimiento con IA y envíalo tú

Respuesta corta: la mayoría de las facturas impagadas son un email enterrado, no un no. Envía cuatro avisos cortos y factuales atados al vencimiento: tres días antes, el mismo día, a la semana y a las tres semanas. La IA solo reescribe una plantilla que ya has escrito tú. Lees cada borrador y lo envías tú. No lo mandes solo, y no añadas un recargo que el cliente no aceptó.

Esta guía es para autónomos y pymes en España que cobran sus propias facturas a otras empresas. Si también facturas a clientes en EE. UU., la versión en inglés trata el contrato, los recargos y la Fair Debt Collection Practices Act. El ejemplo de toda la guía es Lucía, diseñadora de marca en Valencia. Su cliente es un estudio de 12 personas, no un particular. La factura 1042 es de 2.200 €, plazo de 30 días, vencimiento el 9 de octubre de 2026. En los emails de muestra, «hoy» es el domingo 4 de octubre.

Emitir la factura (Verifactu, software, formato) es otro trabajo. Si te falta esa parte, está en Verifactu 2027: qué hacer ya con tu facturación. Aquí solo hablamos de cobrarla.

Información comprobada el 4 oct 2026 en el BOE (Ley 3/2004 consolidada y la resolución del tipo de demora del segundo semestre de 2026). Esto no es asesoramiento legal ni fiscal. Si el importe es alto o el cliente ha llamado a un abogado, habla con tu asesoría antes de reclamar intereses o los 40 €.

Qué hacer antes de escribir el primer aviso

Activa el recordatorio del programa con el que ya mandas la factura (Holded, Quipu, FacturaDirecta, el banco, Stripe). Si ese email es claro y suena a ti, quizá no necesites otro sistema.

Si es genérico, o sale sin que nadie lo lea, lleva un control. Con una hoja de cálculo basta. Una fila por factura abierta:

• Cliente y email de facturación
• Número, importe y moneda
• Fecha de emisión y fecha de vencimiento
• Estado: abierta, prometida, discutida o cobrada
• Fecha del último aviso y en qué paso vas (0 a 4)
• Enlace de pago

La fila de Lucía para la 1042 dice estado «abierta», paso 0, vence el 9 de octubre. No empieza el seguimiento porque le da apuro. Empieza porque hay una fecha.

La cadencia de cuatro avisos

Cuenta desde la fecha de vencimiento que figura en la factura, no desde el día en que te acuerdas.

1. Tres días antes del vencimiento. Un aviso amable. Da por hecho que van a pagar. Importe, fecha y enlace de pago.
2. El día del vencimiento. Una nota corta. Los mismos datos. Sin pedir perdón por reclamar lo tuyo.
3. Siete días después. Más firme. Pregunta qué está frenando el pago. Ofrece dos huecos para una llamada de cinco minutos.
4. Veintiún días después. El último email lo escribes tú. Di el paso que de verdad vas a dar: no empezar trabajo nuevo, o pasar el expediente a tu gestoría. No nombres un paso que no vayas a cumplir.

Corta la secuencia el día en que el estado pasa a cobrada, discutida, o «me han pedido que deje de escribir». Una factura discutida es una conversación, no una plantilla.

Tres emails para copiar

Sustituye los corchetes. Los números tienen que coincidir con la factura. No dejes que un modelo invente otro total. En el email al cliente va de usted: es un cobro, no un mensaje a un colega.

1. Antes del vencimiento

Asunto: Factura 1042, vence el 9 de octubre — 2.200 €

Hola, Ana:

Le escribo para recordar que la factura 1042, de 2.200 €, vence el viernes 9 de octubre. El enlace de pago está debajo.

[enlace de pago]

Si ya está pagada, ignore este mensaje. Respóndame si la fecha o el importe no cuadran.

Lucía

2. Una semana de retraso

Asunto: Factura 1042 — 2.200 €, vencida el 9 de octubre

Hola, Ana:

Le escribo por la factura 1042, de 2.200 €, con vencimiento el 9 de octubre. No consta el pago.

Si se ha atascado algo (un número de pedido, un email de facturación mal puesto, una duda sobre el trabajo), dígamelo y lo resolvemos esta semana. Si no, el enlace de pago es este:

[enlace de pago]

Puedo hacer una llamada de cinco minutos el martes o el miércoles por la tarde.

Lucía

3. Tres semanas de retraso

Asunto: Factura 1042 — necesito una fecha de pago

Hola, Ana:

La factura 1042, de 2.200 €, venció el 9 de octubre. No he recibido el pago ni una respuesta.

Le pido que pague con el enlace o que me confirme una fecha esta semana. Si el viernes no tengo ninguna de las dos cosas, no empezaré trabajo nuevo para el estudio y pasaré la factura a mi gestoría para que calcule los intereses y los costes de cobro que correspondan.

[enlace de pago]

Lucía

El email 3 solo vale si de verdad vas a parar el trabajo nuevo. Si ya entregaste los archivos y el contrato dice que son del cliente, no amenaces con retirarlos.

Dónde ayuda la IA y dónde no debe escribir

La IA sirve para la página en blanco, no para los datos.

Pega una plantilla y la fila de la hoja, y pide una versión más corta con tu voz. Antes de sacar el borrador de la carpeta, comprueba cuatro cosas:

• Número, importe y vencimiento coinciden exactamente con la hoja.
• No añade intereses, 40 € ni amenazas que no hayas decidido incluir.
• No falta al respeto, y no dice «último aviso» si vas a escribir otra vez.
• El enlace de pago es el de verdad.

Instrucción para pegar encima de la plantilla:

Reescribe este aviso de factura con mi voz: frases cortas, trato de usted, calma, sin emojis y sin culpa.
No cambies el número de factura, el importe, la moneda ni la fecha de vencimiento.
No añadas intereses, costes ni amenazas.
No inventes un pago prometido.
Si falta un dato, deja el corchete.

No uses el modelo si el cliente discute el trabajo, pide un fraccionamiento o ha puesto en copia a un abogado. Ese email lo escribes tú.

Un escenario de Make que solo crea borradores

Make encaja cuando tu programa de facturas no te deja leer el mensaje antes de enviarlo. El trabajo es pequeño: cada mañana laborable, lee la hoja, se queda con las filas a las que hoy toca un aviso, rellena la plantilla y crea un borrador en Gmail. Tú lees los borradores y le das a enviar.

No uses la acción de «enviar email». Una fila mal puesta (ya cobrada, o el cliente equivocado) es un email que no puedes retirar.

Esquema:

1. Horario: días laborables, a las 8:00, hora peninsular.
2. Hoja de cálculo: filas con estado abierta.
3. Filtro: el vencimiento coincide con el paso 1, 2, 3 o 4, y ese paso no está anotado.
4. Texto: elige la plantilla 1, 2 o 3. Un paso de IA opcional puede usar la instrucción de arriba. Nada más.
5. Gmail: crea un borrador al email de facturación. Asunto y cuerpo salen de la plantilla.
6. Hoja de cálculo: escribe la fecha de hoy en «borrador creado», no en «enviado». «Enviado» lo marcas tú, a mano, después de mandarlo.

Si la fila está discutida, el filtro la deja fuera.

El mismo circuito se puede montar en n8n si prefieres alojarlo tú: un horario, la hoja y un borrador de Gmail. La misma regla. Solo borradores.

El botón del final de esta guía es un enlace de afiliado a Make. Úsalo si quieres ese paso de borrador. Si los avisos de tu programa de facturas ya están bien, déjalos activos y ahórrate las dos herramientas.

Lo que dice la Ley 3/2004 (y lo que no debes meter en el primer email)

La Ley 3/2004 se aplica a los pagos entre empresas, y entre empresas y la Administración. El artículo 3 deja fuera las operaciones con consumidores. Si tu cliente es un particular que compra para sí, esta ley no es tu mapa: pregunta a tu asesoría antes de reclamar.

Para una pyme como el estudio de Lucía, el artículo 4 dice esto, en resumen:

• Si el contrato no fija fecha, el plazo es de 30 días naturales desde la prestación del servicio (o desde la recepción de la mercancía).
• Hay que hacer llegar la factura antes de que pasen 15 días naturales desde esa prestación.
• Las partes pueden ampliar el plazo, pero no por encima de 60 días naturales.

El artículo 5 dice que el interés de demora se devenga solo, por el retraso, sin necesidad de aviso. El email amable no «pone en marcha» el reloj. Sirve para cobrar y para no quemar al cliente.

El tipo, si no hay otro en el contrato, es el del BCE en su última operación principal de financiación del semestre anterior más ocho puntos. La resolución de 30 de junio de 2026 fija el tipo legal del segundo semestre de 2026 en el 10,40% (el BCE aplicó el 2,40% el 30 de junio, más ocho puntos). Vale del 1 de julio al 31 de diciembre de 2026. El semestre que viene, mira la resolución nueva en el BOE: no reutilices el 10,40% por inercia.

Cuenta de ejemplo, no una liquidación: 2.200 € × 10,40% × 30/365 sale a unos 19 € de interés por 30 días de retraso. El artículo 8 añade, cuando ya hay mora, 40 € fijos por costes de cobro, más los costes acreditados que superen esa cifra. El apartado 2 dice que el deudor no paga esa indemnización si no es responsable del retraso.

Por eso el primer y el segundo email no mencionan ni el 10,40% ni los 40 €. En el tercero, Lucía no los suma ella en caliente: dice que su gestoría los calculará si sigue sin fecha de pago. Antes de poner una cifra en un requerimiento, que alguien que lleve tu contabilidad confirme que se cumplen los requisitos de los artículos 6 y 8 (tú cumpliste, no te han pagado a tiempo, y el retraso no es un hecho que el deudor pueda justificar).

No amenaces con ficheros de morosos, con «listas negras» ni con una demanda que no vas a poner. El artículo 9 anula cláusulas manifiestamente abusivas en perjuicio del acreedor, incluidos plazos por encima de lo que la ley permite. Eso no te autoriza a inventar una penalización en un email.

Cuándo la cadencia sobra

• Discuten el importe o el trabajo. Paras las plantillas. Acordáis por escrito qué es «entregado».
• Piden pagar a plazos. Anotáis fechas e importes. Un plan, no un email nuevo de IA cada semana.
• El cliente es un consumidor. La Ley 3/2004 no se aplica. No copies estos emails.
• Ha pasado más de un mes y el importe importa. El siguiente paso es tu asesoría o un abogado, no una quinta plantilla.

Más guías prácticas están en guías. Si quieres otros textos de email ya escritos, mira prompts para emails, presupuestos y redes.