Paquete de recarga de horas del retainer de soporte con IA (desbordamiento a mitad de mes)

El cliente escribe “¿lo miras en un momento?”—pero el banco de horas del retainer está a cero y faltan diez días para cerrar el ciclo. Si sigues entregando “solo esta vez” sin recarga por escrito, enseñas a la cuenta a tratar el desbordamiento como gratis. Necesitas un paquete de recarga de horas del retainer de soporte: pausa calmada, foto honesta de utilización y tres opciones con precio que el cliente aprueba antes de retomar trabajo facturable.

Esta guía es para autónomos y agencias pequeñas con retainers mensuales por horas (no soporte ilimitado). Complementa tu revisión mensual del retainer y llega antes de las conversaciones de renovación de fin de plazo. Si el trabajo es alcance nuevo—no horas—puede encajar mejor un paquete de solicitud de cambio; aquí el foco es agotar el cupo de horas antes de tiempo.

Qué prepararás en una sesión de trabajo

• Snapshot de utilización (horas usadas, restantes, días que quedan de ciclo)
• Memo de opciones A/B/C en Google Docs (una página)
• Hilo Gmail de aprobación (aviso de pausa → enlace al memo → confirmación)
• Regla de pausa de trabajo facturable hasta que elijan A, B o C

Herramientas: ChatGPT (borradores y tono), Google Docs (fuente única), Gmail (envías tú cada mensaje).

Cuándo usar este pack (y no una renovación completa)

Señal	Este pack de recarga	Pack de renovación
Horas a 0 a mitad de ciclo	Sí	No
Quieren más horas este mes	Sí	No
Termina el contrato en ≤30 días	Quizá ambos	Sí
Feature nueva fuera del retainer	No—solicitud de cambio	No

Paso 1 — Snapshot de utilización honesto

Antes de pedir texto a la IA, reúne datos del tracker, helpdesk o hoja:

• Nombre del tier y horas incluidas del ciclo
• Horas registradas (facturables vs no, si las separas)
• Inicio y fin del ciclo
• Tres temas que más consumen (bugs, formación, “retoques”)

Pega el bloque en ChatGPT:

Eres mi asistente de operaciones con clientes. Tengo un retainer de soporte para [CLIENTE].
Datos:
- Horas incluidas este ciclo: [N]
- Usadas a [FECHA]: [N]
- Fin de ciclo: [FECHA]
- Temas: [viñetas]

Escribe un “snapshot de utilización” neutral de 120 palabras para el cliente: sin culpas ni hype. Cierra con una frase: pausamos trabajo facturable nuevo hasta que elijan una opción de recarga.

Guarda el snapshot arriba del borrador en Google Docs.

Paso 2 — Tres opciones de recarga (A / B / C)

Los clientes aprueban más rápido con opciones comparables y acotadas. Pide a ChatGPT tres caminos que puedas cumplir:

Con el snapshot anterior, propón tres opciones de recarga de retainer para una pyme:
- Opción A: añadir [X] horas este ciclo a [tarifa o fee fijo]
- Opción B: subir al siguiente tier desde el próximo ciclo (prorrateo honesto si aplica)
- Opción C: recortar alcance—qué aplazamos al próximo ciclo

Por opción: 2 viñetas “qué incluye”, 1 viñeta “qué pausamos si rechazan todo”, máx. 90 palabras. Español claro (España/LatAm neutro), sin juridiqués.

Tú fijas cifras y tarifas; la IA no inventa tu tarifario.

Paso 3 — Memo de una página en Google Docs

Título sugerido: [Cliente] — Recarga horas retainer — [Mes Año]. Estructura:

1. Snapshot (paso 1)
2. Aviso de pausa — peticiones facturables nuevas esperan elección escrita
3. Opciones A / B / C (paso 2)
4. Cómo aprobar — “Responde al email con A, B o C antes de [fecha]”
5. Incidentes críticos — qué sigue en triage (producción caída) vs qué espera

Comparte con enlace según tu política; si hace falta, exporta PDF del mismo doc.

Paso 4 — Secuencia Gmail: pausa y aprobación

Tres emails cortos (el mismo hilo toda la semana):

Email 1 — Pausa
Asunto: [Cliente] horas retainer — pausa en facturable hasta [fecha]
Cuerpo: snapshot + enlace al Doc + “Responde A, B o C antes de [fecha].”

Email 2 — Recordatorio (48 h antes, si hay silencio)
Un párrafo: si no responden, aplica Option C (aplazamiento) si encaja con contrato—dímelo con claridad.

Email 3 — Confirmación
Al responder, repite por escrito la opción (“Has elegido A: +5 h a $X en este ciclo.”) antes de registrar más tiempo.

Prompt para Email 1:

Convierte este snapshot y enlace al doc en un email de 180 palabras para un cliente con buena relación. Tono: firme y cercano. Incluye: pausamos trabajo facturable nuevo del retainer, placeholder [DOC], responde A/B/C antes de [FECHA]. Firma [NOMBRE].

Paso 5 — Registrar la decisión y reanudar con seguridad

En tracker o CRM:

• Opción elegida + hora del reply Gmail
• Tope de horas extra si aplica
• Si Option C: tickets aplazados listados

Reanuda solo tras el email de confirmación. Si aprueban en llamada, pide igualmente una línea por email.

Paso 6 — Llevar el aprendizaje a la revisión mensual

En la próxima revisión mensual, añade: “Eventos de desbordamiento este trimestre.” Si las recargas se repiten, en renovación conviene subir de tier, no vender packs de emergencia cada mes.

Errores que comen margen

• Seguir facturando porque “total, paga”—préstamo sin documento.
• Un solo precio—sí/no suena a penalización; A/B/C suena a servicio.
• Mezclar alcance con recarga—módulo nuevo → solicitud de cambio.
• Saltarse la pausa—sin pausa, el desbordamiento se normaliza.

Checklist rápido

• Snapshot con fechas y horas es factual
• Tres opciones incluyen aplazamiento (C)
• Google Docs es el memo canónico
• Gmail deja constancia de A/B/C
• Cronómetro facturable parado hasta confirmar

Más guías paso a paso en guides.

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Tú mandas: ChatGPT redacta, tú verificas cifras y envías cada Gmail.