Paquete de cierre de encargo con cliente (con IA): entrega, accesos y factura final

Para qué sirve (y qué no es)

Cerrar un encargo de freelance o un proyecto con un cliente PYME es el punto donde se cruzan dinero, reputación y cumplimiento. El objetivo es una salida ordenada: el cliente conserva continuidad, tú cobras sin fricción, y nadie descubre meses después una API key tuya que sigue viva.

Este playbook no es el mismo que un offboarding de retainer de soporte ni una pausa a mitad de proyecto. Sirve para el momento terminal del encargo: entrega cerrada, relación que finaliza—freelance por hitos, cierre de fase en agencia, o proyecto puntual con SMB.

Qué vas a dejar listo

Al final deberías tener cuatro piezas útiles:

1. Un Brief de entrega y cierre (Google Doc) con alcance congelado, calendario, responsables y lenguaje de aceptación
2. Un inventario de accesos y secretos (puede ser sección del mismo doc): cuentas, responsables en casa del cliente, fechas de revocación y evidencia mínima
3. Una lista de exportaciones de datos (qué se exporta, a dónde va, nota de retención)
4. Una secuencia de correos de cierre (Gmail) para la última semana

Usa ChatGPT como editor estructurado: no como abogado. Si hay nómina, cláusulas contractuales fuertes o datos regulados, pasa por revisión humana.

Flujo de salida (visión general)

Si hay tres o más fases con entregas y revocaciones, dibuja el sistema antes de tocar herramientas.

Paso 1 — Congelar el alcance con una definición explícita de “terminado”

Resultado: un párrafo que el cliente pueda citar internamente (“Completamos X a partir del FECHA.”).

Primero:

• Lista entregables ya aceptados vs. mejoras opcionales
• Elige un documento fuente de verdad (el Brief de entrega)

Prompt para ChatGPT (copiar y pegar):

Actúa como editor de operaciones. Estoy cerrando un encargo con un cliente. Entregables y bloqueos actuales: [pega viñetas]. Reescribe en un solo párrafo neutral que defina “terminado,” congela el alcance por dos semanas y propone un punto de aceptación final. Sin garantías legales. Tono: profesional y calmado.

Paso 2 — Montar el Brief de entrega en Google Docs

Resultado: un doc con secciones predecibles para que las aprobaciones vayan rápido.

Estructura sugerida:

1. Contexto y calendario
2. Entregables finales y criterios de aceptación
3. “Runbook” operativo (dónde vive cada cosa, quién es dueño)
4. Límite de soporte después del cierre (si aplica)
5. Bloque de firma (nombres, fechas)

Prompt:

Convierte estas notas en un esquema listo para Google Docs con H2 y listas: [pega notas]. Añade una sección breve de “Riesgos y pendientes.” Lenguaje práctico, no legal.

Paso 3 — Inventario de accesos y secretos (lo que nadie quiere hacer y todos agradecen)

Resultado: cero sorpresas a las seis semanas.

Tabla con columnas: sistema, tipo de acceso, responsable en cliente, fecha de revocación, evidencia (captura opcional).

Filas típicas: hosting, DNS del dominio, cuentas de ads, analítica, pasarelas de pago, CRM, herramientas de automatización, buzones compartidos, API keys que creaste tú.

Prompt:

Tengo esta lista de sistemas y roles aproximados: [pega]. Devuélveme una tabla en markdown para inventario de accesos y un orden de revocación que reduzca impacto (producción primero, integraciones después, alias de correo al final). Marca lo que suele requerir aprobación del cliente.

Este es el momento en el que “limpiar accesos” deja de ser abstracto.

Paso 4 — Exportar, archivar y nombrar bien

Resultado: un .zip o carpeta que el cliente abre sin llamarte.

Buenas prácticas:

• Exportar formatos fuente de verdad (no solo PDFs de tableros)
• Separar trabajo activo vs. histórico
• Incluir un README de una página en la raíz del archivo (“Qué es / cómo abrirlo / quién lo mantiene”)

Prompt:

Con estos sistemas y tipos de archivo: [pega], propón un árbol de carpetas y convención de nombres (YYYY-MM-DD_proyecto_componente). Añade plantilla de README en 10 líneas.

Paso 5 — Transferencia de conocimiento sin maratón

Resultado: dos sesiones cortas (o equivalentes asíncronos) en lugar de una tarde perdida.

Plantilla de agenda (30–45 min cada una):

1. Mapa de “dónde vive todo” (5 min)
2. Top 3 modos de fallo + cómo detectarlos (15 min)
3. “Si esto falla, haz esto primero” (10 min)
4. Dudas con seguimientos capturados en el Brief (resto)

Prompt:

Convierte mis notas desordenadas en agenda con tiempos y lista de “enlaces que hay que enseñar.” Asume un responsable de operaciones ocupado pero técnico.

Paso 6 — Cerrar con Gmail (aviso → recordatorio → acuse)

Resultado: comunicación predecible y menos vueltas de “solo una cosa más.”

Tres correos:

1. Entrega publicada — enlace al doc, qué necesitas del cliente, fecha límite para confirmar accesos
2. Día de revocación — lista factual de qué quitaste tú y qué deben quitar ellos
3. Cierre + factura — referencia de factura final, límite de soporte opcional, agradecimiento breve

Prompt:

Redacta tres correos breves en Gmail para cierre de encargo. Restricciones: sin amenazas legales, sin métricas inventadas, con marcadores de enlaces. Tono: cercano y muy claro (“aburrido” en el buen sentido).

Checks antes de revocar

• Confirma que el cliente copió drives compartidos antes de bajar permisos
• Rota o elimina API keys que creaste tú; preferible que el cliente emita llaves nuevas cuando sea viable
• Guarda facturas y acuses también en tu archivo contable (también es tu riesgo)

Si algo se tuerce

• Alcance que crece en la última semana: responde con el párrafo de alcance congelado + opciones (ampliación pagada vs. nuevo alcance)
• Silencio en aprobaciones: recordatorio con fecha límite y consecuencia de revocación de accesos (con tono profesional)
• Datos que no puedes exportar: documenta la limitación con honestidad en el Brief

Lecturas relacionadas

Más guías paso a paso en DoAIWork en guides—útil si necesitas playbooks de comunicación adyacentes.

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Expectativa honesta: un buen cierre no garantiza testimonio. Sí reduce fricción legal, acelera el cobro y evita “restos” peligrosos: exactamente el tipo de profesionalidad invisible que un SMB recuerda cuando vuelve a contratar.