Copilot vs Gemini: ¿pagas Copilot o te pasas a Google Workspace?

Respuesta corta: si tu negocio ya vive en Outlook, Excel y Teams, lo normal es pagar Copilot sobre Microsoft 365 antes que plantearte un cambio de suite: migrar correo, archivos, plantillas y costumbres te cuesta más que la licencia. Si empiezas de cero o ya trabajas en Gmail y Google Drive, Google Workspace Business Standard trae Gemini incluido en el precio y probablemente no necesitas pagar nada más por IA. Y si solo quieres un chat con IA para redactar, Microsoft te deja usar Copilot Chat con tu cuenta de trabajo sin comprar la licencia de Copilot.

Esta guía está pensada para autónomos y pymes en España de 1 a 20 personas que se preguntan «¿pago Copilot o me paso a Workspace?». Todos los precios son sin IVA, en euros, y los he consultado el 1 oct 2026 en las páginas oficiales de Microsoft y Google. Cambian a menudo y hay promociones para clientes nuevos, así que confírmalos al pagar. Si lees en inglés, tienes la versión para pequeñas empresas de EE. UU. con precios en dólares.

Qué incluye cada uno en correo, documentos, hojas y reuniones

Lo primero es entender que los dos venden la IA de forma distinta:

• Microsoft vende Copilot aparte. Tienes dos caminos: comprar un plan «con Copilot» (por ejemplo, Microsoft 365 Empresa Estándar y Microsoft 365 Copilot para empresas) o añadir Microsoft 365 Copilot para empresas como complemento a un plan Empresa Básico, Estándar o Premium que ya tengas (hasta 300 usuarios). Sin esa licencia puedes usar Copilot Chat iniciando sesión con tu cuenta de trabajo; la licencia de pago añade Copilot dentro de las apps y los agentes.
• Google incluye Gemini en los planes Business y Enterprise desde enero de 2025. Ese mes Google anunció que dejaba de vender los complementos Gemini Business y Gemini Enterprise y que subía el precio de los planes. Lo confirma también su centro de ayuda.

Lo que cada uno pone sobre la mesa, según sus páginas de planes:

Área	Microsoft 365 + Copilot (licencia de pago)	Google Workspace Business Standard (Gemini incluido)
Correo	Copilot en Outlook (más funciones con la licencia)	Gemini en Gmail
Documentos	Copilot en Word y PowerPoint	Gemini en Docs y Slides
Hojas de cálculo	Copilot en Excel	Gemini en Sheets
Reuniones	Copilot en Teams	Gemini en Meet, con grabación de reuniones en Standard
Chat con tus datos	Chat conectado a tus datos de trabajo, agentes como Researcher y Analyst	App Gemini con acceso ampliado y Gemini Notebook

Ojo con Business Starter: en la página de precios de Google el plan Starter solo lista «Gemini en Gmail» y la app Gemini. El asistente en Docs, Meet y el resto aparece a partir de Standard. Por eso comparo con Standard.

Precios reales y coste para 5 y 10 personas

Comparo planes equivalentes: la suite «estándar» de cada uno con IA dentro de las apps. Precios por usuario y mes, sin IVA, consultados el 1 oct 2026.

Plan	Facturación	€/usuario/mes	5 personas/año	10 personas/año
Google Workspace Business Standard (Gemini incluido)	Plan anual (compromiso de 1 año)	13,60 €	816 €	1.632 €
Google Workspace Business Standard (Gemini incluido)	Plan flexible (mes a mes)	16,20 €	972 €	1.944 €
Microsoft 365 Empresa Estándar y Microsoft 365 Copilot para empresas	Suscripción anual (pago anual)	20,36 €	1.221,60 €	2.443,20 €

Fuentes: tarifas en euros de la ayuda de Google Workspace sobre planes flexible y anual y precios de Copilot para empresas de Microsoft. Google ofrece a veces descuentos temporales a clientes nuevos; no los meto en la tabla porque caducan.

La diferencia con 5 personas ronda los 400 € al año en plan anual. Es dinero, pero compáralo con lo que cuesta cambiar de suite: migrar buzones y archivos, rehacer plantillas de Excel con macros, reenseñar a todo el equipo y revisar integraciones con tu programa de facturación. Si ya vives en Outlook y Excel, cambiar de suite suele costar más que la licencia.

¿Ya tienes Microsoft 365 y solo quieres sumar IA? El complemento Microsoft 365 Copilot para empresas tiene un precio de lista de 18,20 € por usuario y mes (pago anual, sin IVA). El 1 oct 2026 Microsoft mostraba una oferta más baja sin fecha de fin visible, así que mira el precio exacto en el checkout. No tienes por qué dárselo a todo el equipo: puedes empezar por las dos o tres personas que más correo y Excel mueven.

Cuándo merece la pena Premium

Microsoft 365 Empresa Premium y Microsoft 365 Copilot para empresas sale a 27,73 € por usuario y mes (pago anual, sin IVA): 1.663,80 € al año para 5 personas y 3.327,60 € para 10. No es el equivalente de Workspace Standard. La diferencia está en la seguridad: gestión avanzada de identidades y accesos, protección reforzada contra phishing y malware, y descubrimiento y protección de datos sensibles. Tiene sentido si manejas datos de clientes delicados (salud, asesoría, legal), si tu equipo usa portátiles propios o si quieres gestionar dispositivos desde un solo sitio. Si no, Estándar con Copilot es la comparación justa.

Cuatro tareas, el mismo prompt en las dos

No he hecho pruebas controladas, así que aquí no hay puntuaciones ni «X lo hace mejor». Te explico qué hace cada herramienta con el mismo encargo y te dejo el prompt para que lo pruebes tú en la versión de prueba de cada una.

1. Resumir un hilo de correo largo. En Outlook, Copilot resume el hilo abierto desde el propio mensaje. En Gmail, Gemini lo hace desde el panel lateral del correo.

Resume este hilo en 5 puntos: qué pide el cliente, qué hemos prometido, fechas comprometidas, dudas abiertas y siguiente paso. Si falta algún dato, dilo en lugar de suponerlo.

2. Preparar un presupuesto. Copilot en Word y Gemini en Docs redactan un borrador a partir de tus notas y pueden tomar como referencia un documento tuyo, como el presupuesto anterior. Revisa siempre las cifras a mano.

Redacta un presupuesto para [cliente] por [servicio] con estas partidas: [lista]. Usa el formato del documento [nombre del presupuesto anterior]. Añade condiciones de pago a 30 días, validez de 15 días y deja los importes en una tabla. No inventes precios: si falta alguno, marca [PENDIENTE].

3. Analizar una hoja de cálculo. Copilot en Excel y Gemini en Sheets responden preguntas sobre tus datos, proponen fórmulas y crean tablas o gráficos. Funcionan mejor con los datos en formato de tabla y con encabezados claros.

Con los datos de esta hoja de ventas, dime los 5 clientes que más facturan este trimestre, la variación frente al trimestre anterior y qué producto ha caído más. Explica la fórmula que usas para que pueda comprobarla.

4. Acta de una reunión. Copilot en Teams y Gemini en Meet generan notas y próximos pasos a partir de la reunión, siempre que la transcripción o la toma de notas estén activadas. Avisa antes a los asistentes. En IA para actas de reunión sin liar el RGPD tienes el detalle sobre el consentimiento y una plantilla de acta.

A partir de esta reunión, crea un acta con: asistentes, decisiones tomadas, tareas con responsable y fecha, y temas pendientes para la próxima reunión. Usa frases cortas y no atribuyas opiniones que no estén en la transcripción.

Si dudas entre estas suites y un chat independiente, tienes la comparativa Claude vs ChatGPT vs Gemini para autónomos.

Privacidad, datos y RGPD

Ninguna de las dos suites te exime de tus obligaciones del RGPD: sigues siendo el responsable del tratamiento de los datos de tus clientes. Lo que sí cambia es lo que promete cada proveedor:

• Microsoft: según su documentación de privacidad de Copilot, Copilot cumple sus compromisos para clientes comerciales de Microsoft 365, incluidos el RGPD y el Límite de datos de la UE (EU Data Boundary). Los prompts, las respuestas y los datos a los que accede a través de Microsoft Graph no se usan para entrenar los modelos fundacionales. Además, Copilot solo muestra los datos que cada usuario ya tiene permiso para ver. Con cuenta de trabajo, Copilot Chat funciona con protección de datos empresariales (EDP).
• Google: en sus compromisos de privacidad para la IA generativa en Workspace, Google afirma que tu contenido no se usa para entrenar modelos fuera de tu dominio sin permiso, que no se comparte con otros clientes y que Gemini respeta los controles que ya tengas en Workspace, como la prevención de pérdida de datos. Elegir la región donde se guardan los datos (data regions) aparece en su página de precios como función del plan Enterprise.

Antes de activar la IA, haz tres cosas: revisa los permisos de carpetas compartidas (la IA encontrará lo que esté mal compartido), actualiza tu registro de actividades si vas a procesar datos de clientes con estas funciones y decide qué datos no deben pasar nunca por un prompt.

Árbol de decisión

1. ¿Tu equipo trabaja a diario en Outlook y Excel, o usa plantillas o macros de Excel?
   • Sí: quédate en Microsoft 365. Prueba Copilot Chat gratis con tu cuenta y, si se queda corto, añade Copilot solo a quien más lo vaya a usar.
   • No: sigue al punto 2.
2. ¿Ya usáis Gmail y Google Drive?
   • Sí: sube a Business Standard si estás en Starter. Gemini va incluido y no hay nada más que pagar por la IA.
   • No (empiezas de cero): sigue al punto 3.
3. ¿Tus clientes o tu gestoría te mandan sobre todo archivos de Word y Excel?
   • Sí: Microsoft 365 con Copilot te ahorra fricciones de formato.
   • No: Workspace Business Standard es la opción más barata con IA dentro de las apps.
4. ¿Manejas datos sensibles o dispositivos sin gestionar? Valora Microsoft 365 Premium con Copilot o un plan de Workspace con más controles. Ahí el criterio es la seguridad, no la IA.

Checklist antes de comprar

• He comparado planes equivalentes (Workspace Business Standard frente a Microsoft 365 Empresa Estándar con Copilot) y no un plan básico frente a uno Premium.
• He mirado el precio final en el checkout, sin IVA y con IVA, y he distinguido entre plan anual y plan flexible.
• Sé si el precio incluye una promoción temporal y cuánto pagaré cuando termine.
• He probado las cuatro tareas de esta guía con mis propios correos y hojas durante la prueba gratuita.
• He decidido quién necesita licencia de IA y quién se apaña con Copilot Chat o con Starter.
• He revisado permisos de carpetas compartidas y he documentado el tratamiento de datos para el RGPD.
• He estimado lo que cuesta cambiar de suite (migración, formación, plantillas, integraciones) si me planteo hacerlo.

Para comprar o comparar, ve directamente a las páginas oficiales: precios de Microsoft 365 Copilot para empresas y precios de Google Workspace. Tienes más comparativas de herramientas en la categoría Herramientas.